Verfahrensverzeichnis

Verfahrensverzeichnis für die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gem. § 4e Abs. 1 BDSG

Gemäß § 4g Abs. 2 BDSG hat der Beauftragte für den Datenschutz auf Antrag jedermann in geeigneter Weise die in § 4e BDSG festgelegten Angaben verfügbar zu machen. Dieser Verpflichtung kommen wir hier unmittelbar nach und verzichten damit auf den individuellen Antrag Ihrerseits.

I. Angaben zur Verantwortlichen Stelle (§ 4e Satz 1 Nr.1-3 BDSG)

1. Für die Datenerhebung, Nutzung oder Verarbeitung verantwortliche Stelle

Klaeser Internationale Fachspedition und Fahrzeugbau GmbH

2. Verantwortliche Mitarbeiter

Geschäftsführer: Heinz J. Klaeser / Jörg Siegmund
Beauftragter Leiter der Datenverarbeitung: Ulrich Gartmann
Externer Datenschutzbeauftragter: Rainer Lange
E-Mail: datenschutz@klaeser.de

3. Anschrift der verantwortlichen Stelle

Klaeser Internationale Fachspedition und Fahrzeugbau GmbH
Hohewardstraße 333-335
D-45699 Herten
E-Mail: info@klaeser.de

II. Angaben zu den Verfahren automatisierter Verarbeitung (§ 4e Satz 1 Nr.4-9 BDSG)

1. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Gegenstand des Unternehmens ist:

  • die Erbringung von Speditions- und Transportdienstleistungen (Chemietransporte, Mineralölausfuhr, Tankstellenversorgung);
  • die Herstellung und der Vertrieb von Tanksattelaufliegern und Tankanhängern;
  • der Vertrieb von neuen und gebrauchten Nutzfahrzeugen und deren Teilen;
  • die Ausrüstung, Reparatur und Wartung von Nutzfahrzeugen aller Art;
  • die Tankwagenreinigung (Reinigung von Straßentankwagen und Tankcontainern).

Die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung erfolgt zur Ausübung der genannten Zwecke.

2. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien:

  • Kunden (bes. Adress-, Kontakt-, Vertrags-, Abrechnungs- und Leistungsdaten;
  • Lieferanten (bes. Adress-, Kontakt-, Vertrags-, Abrechnungs- und Leistungsdaten;
  • Dienstleister (bes. Adress-, Kontakt-, Vertrags-, Abrechnungs- und Leistungsdaten;
  • Kooperationspartner (bes. Adress-, Kontakt-, Vertrags-, Abrechnungs- und Leistungsdaten;
  • Mitarbeiter (bes. Personaldaten zur Personalverwaltung/Steuerung, Daten für Lohn- u. Gehaltabrechnung, Leistungsdaten;
  • Bewerber (bes. Personaldaten, Bewerbungsunterlagen, Leistungsdaten (z.B. aus Einstellungstests);
  • sofern diese zur Ausübung der unter Ziffer 1 genannten Zwecke erforderlich sind.

3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können:

  • öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften (z.B. Sozialversicherungsträger);
  • Interne Abteilungen und Mitarbeiter zur Erfüllung der unter 1. genannten Zwecke, soweit diese an der Ausführung und Erfüllung der jeweiligen Informationsprozesse beteiligt sind;
  • Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend §11 BDSG;
  • Weitere externe Stellen wie z.B. Kooperationspartner im Rahmen der vom Kunden erteilten Aufträge.

4. Regelfristen für die Löschung von Daten

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Daten werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr für die unter 1. genannten Zwecke benötigt werden.

Daten, für die keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, werden nach Ablauf der intern festgelegten Aufbewahrungsfristen, bzw. wenn die unter 1. genannten Zwecke entfallen, routinemäßig gelöscht.

5. Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Drittstaaten ist nicht geplant.

6. Allgemeine Beschreibung zur Sicherheit der Verarbeitung

Die mit der Verarbeitung von Daten beschäftigten Mitarbeiter haben sich schriftlich zur Einhaltung des Datengeheimnisses nach §5 BDSG verpflichtet.

Sämtliche Daten sind technisch gegen unbefugten Zugriff (Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle) geschützt, die dazugehörigen Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und dem technischen Stand angepasst.

Bei der Übertragung von Daten auf elektronischem Weg an die unter Abschnitt 3 genannten Empfänger werden diese nach aktuellem technischen Standard verschlüsselt.

Wir haben alle notwendigen und erforderlichen Maßnahmen für eine adäquate Datensicherung gegen eine zufällige Zerstörung oder einen Verlust von Daten getroffen. Alle Sicherungsmechanismen werden regelmäßig überprüft und auf dem aktuellen Stand der Technik gehalten.

Herten, 02.11.2016

Stefan Peltis / Datenschutz-Koordinator